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关于开展2019年档案归档移交工作的通知.doc


各部门:

按照365bet投注官网_365bet官网体育在线_365bet官网官方网址《高等学校档案管理办法》及《365bet投注官网_365bet官网体育在线_365bet官网官方网址档案管理办法》的规定,学校开始2019年档案归档和移交工作。请各部门将2019年度所形成的档案整理好,于9月30日前移交到档案中心。

归档工作的重点是:

1.加强电子档案及声像档案的收集归档工作。2019年度本部门形成的归档材料(包括历年未归档的材料),移交纸质档案的同时,必须上传相应的电子版档案。其中电子档案包括:正式发文的Word文档,重要数据及报表等相关资料。声像档案包括:重大活动的录音、录像、照片及说明等。

2.加强重要及核心档案的收集整理,避免重要档案材料的缺失。特别注意对校字号、校党字、校函字,以及上报全国妇联的报件的归档。

3.合并或新建单位,请及时与档案中心联系,以便调整或建立新的归档范围。

因疫情的影响,归档和移交工作分两个阶段进行:

第一阶段(6月10日—暑假前),为档案收集整理录入阶段。请各部门按照本部门的归档范围(参见365bet投注官网_365bet官网体育在线_365bet官网官方网址档案归档范围及期限表)及各类指导性文件(参见“档在我心中”QQ群文件),抓紧时间对2019年需归档的材料进行收集、整理、录入、电子版上传工作。

第二阶段(9月1日—9月30日期间)完成向档案中心的移交。

重要提示:各部门可根据本部门历年归档组卷情况进行收集、分类和立卷,为了避免出现问题,可先与档案中心工作人员联系进行初检,没有问题后再进行立卷、录入和电子版上传。在归档过程中如有疑问,请及时与档案中心联系,因疫情影响,我们可通过“档在我心中”QQ群进行联系,我们将随时帮助您解决归档过程中遇到的各种问题,以保证移交到档案中心的档案材料齐全完整、标准规范。

 联系人及电话:赵爱铃  13051763491

              韩亚霖  13581923605

                                                     学校办公室

                                                    2020年6月9日